Zahlungen

Übersicht

Das Zahlungsmodul dient der Erfassung und Verwaltung von Zahlungseingängen. Jede Zahlung wird einer bestehenden Rechnung zugeordnet, sodass der Zahlungsstatus von Rechnungen automatisch nachverfolgt werden kann.

Zusätzlich bietet das Modul eine Auswahlmodus-Funktion, über die mehrere Zahlungen gleichzeitig ausgewählt und deren zugehörige Rechnungs-PDFs als Sammeldownload heruntergeladen werden können. Teilzahlungen werden ebenfalls unterstützt – eine Rechnung kann mehrere Zahlungseingänge erhalten, bis der Gesamtbetrag beglichen ist.

Voraussetzungen

Für die Nutzung des Zahlungsmoduls wird die Modulberechtigung Zahlungen in der Rechteverwaltung benötigt.

Zahlungen können nur für existierende Rechnungen erfasst werden. Es muss also mindestens eine Rechnung im System vorhanden sein.

Die verfügbaren Verrechnungskonten (Zahlungsmethoden wie z. B. Bank, PayPal, Kreditkarte) werden in den Sonstigen Einstellungen unter „Zahlungsmethoden“ gepflegt.

Hauptansicht (Zahlungseingänge)

Die Zahlungsübersicht zeigt alle erfassten Zahlungseingänge in einer Tabelle mit folgenden Spalten:

• Zahlungs-ID – eindeutige Kennung des Zahlungseingangs
• Rechnungs-Nr. – die zugeordnete Rechnungsnummer (oder „Entwurf“, wenn die Rechnung noch keine Nummer hat)
• Kunde – der Name des zahlenden Kunden
• Konto – das Verrechnungskonto (z. B. Bank, PayPal)
• Zahlungsdatum – Datum des Zahlungseingangs
• Rechnungsdatum – Datum der zugehörigen Rechnung
• Rechnungsbetrag – der Gesamtbetrag der Rechnung
• Zahlungsbetrag – der tatsächlich eingegangene Betrag
• Erfasst am – Zeitstempel der Erfassung im System

Filter und Zeitraum

Die Zahlungsübersicht bietet folgende Filtermöglichkeiten:

• Suchfeld – Freitextsuche nach Kunde, Verrechnungskonto oder Rechnungsnummer. Die Suche wird automatisch nach einer kurzen Tippverzögerung (500 ms) ausgelöst.
• Zeitraumfilter – ein Dropdown mit folgenden Optionen:
  • Letzter Monat
  • Vorletzter Monat
  • Aktuelles Jahr
  • Letztes Jahr
  • Letzte 3 Monate (Standard)
  • Letzte 12 Monate
  • Alle

Der Zeitraumfilter wird sofort bei Änderung angewendet. Über Zurücksetzen werden alle Filter entfernt.

Zahlung manuell erfassen

Über die Seite „Zahlung erfassen“ (Zahlungen/Edit) wird das Erfassungsformular geöffnet. Folgende Felder werden ausgefüllt:

• Rechnungsnummer (Pflichtfeld) – die ID der Rechnung, der die Zahlung zugeordnet werden soll.
• Kunde – optionale Angabe des Kundennamens (wird automatisch vorgeschlagen, wenn die Rechnungsnummer bekannt ist).
• Betrag – der eingegangene Zahlungsbetrag. Dieser kann auch kleiner als der Rechnungsbetrag sein (Teilzahlung).
• Zahlungsdatum – das Datum des Zahlungseingangs.
• Verrechnungskonto – Auswahl der Zahlungsmethode (z. B. Bank, PayPal, Kreditkarte).

Teilzahlungen: Wenn ein Kunde eine Rechnung in mehreren Raten begleicht, kann für jede Rate ein separater Zahlungseingang erfasst werden. Das System summiert alle Teilzahlungen und vergleicht sie mit dem Rechnungsbetrag.

Kontoauszug abgleichen

Unter Zahlungen → Kontoauszug abgleichen lädt man den Kontoauszug als PDF hoch – den Export aus dem E-Banking, keinen Scan. Links stehen danach die offenen Rechnungen, rechts groß das PDF zum Vergleichen.

• Zugeordnet – zu dieser Rechnung passt eine Buchung im Auszug. Datum und Betrag kommen aus der Buchung, ein Klick auf S. 1 springt im PDF dorthin. Vorab abgehakt ist nur, was zwei Merkmale trägt (Rechnungsnummer und Betrag, oder Betrag und Kunde).
• Nicht zugeordnet – im Auszug nicht erkannt. Der Betrag ist mit dem offenen Bruttobetrag vorausgefüllt; wer die Zahlung im PDF findet, hakt die Rechnung ab und wählt das Datum.

Datum und Betrag lassen sich in jeder Zeile ändern. Ist der Betrag kleiner als offen, wird eine Teilzahlung gebucht und die Rechnung bleibt offen. Alle zugeordneten hakt die obere Gruppe auf einmal ab, Buchen bucht alle abgehakten auf das gewählte Konto. Buchungen ohne passende Rechnung und Abbuchungen werden nicht angezeigt. Das PDF wird nur gelesen, nicht gespeichert.

Mehrfachauswahl und Download

In der Zahlungsübersicht kann ein Auswahlmodus über den Häkchen-Button in der Filterleiste aktiviert werden. Ist der Modus aktiv, erscheinen Checkboxen neben jeder Zeile.

• Über die Checkbox im Tabellenkopf können alle Zahlungen auf einmal ausgewählt oder abgewählt werden.
• Die Anzahl der ausgewählten Einträge wird unterhalb der Aktionsleiste angezeigt (z. B. „5 ausgewählt“).
• Der Button Rechnungen herunterladen ermöglicht den Sammeldownload der zugehörigen Rechnungs-PDFs für alle ausgewählten Zahlungen.

Über das Drei-Punkte-Menü jeder Zeile stehen weitere Aktionen zur Verfügung: Zugehörige Rechnung öffnen (im neuen Tab), Zugehörige Rechnung herunterladen und Zahlung löschen.

Verknüpfungen

Das Zahlungsmodul ist eng mit anderen Modulen verzahnt:

• Rechnungen – Jede Zahlung referenziert genau eine Rechnung. Der Zahlungsstatus der Rechnung wird automatisch aktualisiert.
• Kunden – Über die Rechnungszuordnung ist jede Zahlung indirekt einem Kunden zugeordnet.
• Statistik – Zahlungsdaten können für die Analyse von Zahlungsverhalten und -geschwindigkeit herangezogen werden.
• Einstellungen – Verrechnungskonten und Zahlungsmethoden werden in den Sonstigen Einstellungen verwaltet.